Comment se faire rembourser ses Notes de Frais de Voiture Électrique ?

par Maxime Laurent
Comment se faire rembourser ses Notes de Frais de Voiture Électrique

Dans un monde où la transition énergétique devient une priorité, les véhicules électriques s’imposent peu à peu comme une alternative crédible aux voitures thermiques. Moins polluants, souvent plus économiques sur le long terme, ils séduisent de plus en plus de professionnels. Cependant, pour ceux qui utilisent leur voiture électrique dans le cadre de leur activité, une question persiste : comment gérer et se faire rembourser les frais engagés ?

Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour mieux comprendre les spécificités des notes de frais de voiture électrique. De la liste des dépenses éligibles aux particularités du barème kilométrique, vous apprendrez tout ce qu’il faut savoir pour optimiser vos remboursements, tout en évitant les écueils administratifs et fiscaux. Par ailleurs, attention à la fraude aux notes de frais, un problème qui peut coûter cher si l’on manque de rigueur dans la gestion de ses justificatifs.

Quels sont les frais remboursables ?

La gestion des frais professionnels passe par la prise en compte d’une multitude de dépenses. Si vous utilisez une voiture électrique, voici les principaux frais que vous pouvez inclure dans votre note de frais :

1. Énergie électrique

Le carburant électrique, bien que plus abordable que les carburants fossiles, représente un coût à ne pas négliger. Les frais liés aux recharges à domicile, sur des bornes publiques ou même sur votre lieu de travail sont remboursables. Pensez à conserver :

  • Les factures d’électricité spécifiques à la recharge.
  • Les tickets ou reçus délivrés par les bornes publiques.

2. Péages et stationnements

Si vos déplacements professionnels nécessitent l’utilisation d’autoroutes, les frais de péage sont bien entendu pris en charge. De même, les frais de stationnement, qu’il s’agisse de parkings payants ou de zones de stationnement réglementées, peuvent être inclus dans votre demande.

3. Entretien et réparations

Les véhicules électriques, bien que nécessitant généralement moins d’entretien qu’un véhicule thermique, engendrent tout de même des dépenses :

  • Remplacement des pneus.
  • Vérifications techniques.
  • Réparations spécifiques, comme celles liées au système de recharge.

4. Assurance

Les contrats d’assurance automobile peuvent varier en fonction du type de véhicule et de son usage. Si votre assurance couvre un usage professionnel, une partie de la prime peut être incluse dans vos frais.

5. Abonnements et accessoires spécifiques

Pour les conducteurs de voitures électriques, certains frais supplémentaires peuvent s’ajouter, comme :

  • Les abonnements à des réseaux de bornes de recharge.
  • L’achat de câbles ou d’adaptateurs supplémentaires pour recharger le véhicule.

Ces différents postes de dépenses, pris isolément, peuvent sembler modestes. Mais une gestion rigoureuse de ces frais peut rapidement représenter une économie conséquente pour les professionnels.

Pourquoi choisir un véhicule électrique pour vos frais kilométriques ?

Le choix d’un véhicule électrique ne relève pas seulement d’une conviction écologique. C’est aussi une décision économique et stratégique pour les professionnels.

Un avantage financier direct

Depuis quelques années, l’administration fiscale française favorise l’usage des véhicules électriques en leur accordant une majoration de 20 % sur les frais kilométriques déductibles. Ce dispositif s’applique à la fois aux salariés et aux entrepreneurs individuels.

Prenons un exemple :
Si le barème kilométrique prévoit un remboursement de 0,50 € par kilomètre pour un véhicule thermique, ce montant passe à 0,60 € pour un véhicule électrique. Ainsi, sur une distance annuelle de 10 000 km, la différence représente une économie de 1 000 €.

Des économies à long terme

En plus de cette majoration, les véhicules électriques offrent des avantages financiers indirects :

  • Entretien réduit : Les moteurs électriques étant moins complexes que les moteurs thermiques, ils nécessitent moins de réparations.
  • Absence de carburant fossile : Le coût de l’électricité reste inférieur à celui de l’essence ou du diesel, même avec la hausse récente des tarifs énergétiques.
  • Avantages fiscaux et aides publiques : L’acquisition de véhicules électriques est souvent accompagnée de primes ou d’aides financières, comme le bonus écologique ou l’exonération de certaines taxes.

Une image valorisante

Enfin, pour les professionnels et les entreprises, l’utilisation d’un véhicule électrique renforce l’image d’un engagement écologique. Cela peut être un atout non négligeable dans certains secteurs d’activité où les clients sont sensibles aux démarches écoresponsables.

Comment se faire rembourser votre note de frais ? Les étapes clés

Pour obtenir un remboursement rapide et complet de vos frais, suivez ces étapes méthodiques :

Étape 1 : Consulter le barème kilométrique

Le barème kilométrique, publié chaque année par l’administration fiscale, sert de référence pour calculer les frais déductibles. Ce barème varie en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Pour les véhicules électriques, une majoration de 20 % s’applique. Cela signifie que pour chaque tranche du barème, le montant indiqué est augmenté de 20 %. Assurez-vous d’utiliser la version la plus récente de ce barème, car les montants peuvent évoluer chaque année.

Étape 2 : Collecter vos justificatifs

Les justificatifs sont la clé d’une note de frais acceptée sans réserve. Voici quelques conseils pour les gérer efficacement :

  • Centralisez vos factures : Gardez toutes vos preuves d’achat, qu’il s’agisse de factures d’électricité ou de tickets de recharge.
  • Notez vos déplacements : Tenez un carnet ou utilisez une application dédiée pour enregistrer vos trajets professionnels.
  • Anticipez les contrôles : Conservez vos justificatifs pendant plusieurs années, en cas de vérification fiscale ou administrative.

Étape 3 : Rédiger et transmettre votre note de frais

Votre note de frais doit être claire, détaillée et organisée. Incluez :

  • Les informations générales (identité, période concernée).
  • Le détail des trajets effectués (dates, distances, objectifs).
  • Le montant total des dépenses, accompagné des justificatifs correspondants.

Les entreprises peuvent fournir des modèles ou des outils numériques pour simplifier cette démarche. Si vous êtes travailleur indépendant, il est conseillé d’investir dans un logiciel de gestion comptable qui inclut une fonctionnalité dédiée aux notes de frais.

Conclusion

Les notes de frais de voiture électrique représentent une opportunité pour les professionnels : elles permettent de compenser une partie des coûts tout en valorisant un choix écologique. Grâce à la majoration de 20 % des frais kilométriques et aux économies d’usage qu’offre un véhicule électrique, ce mode de transport devient non seulement plus respectueux de l’environnement, mais aussi financièrement avantageux.

Une gestion rigoureuse et méthodique de vos frais est cependant indispensable pour bénéficier pleinement de ces avantages. En conservant vos justificatifs, en respectant les barèmes officiels et en optimisant votre démarche, vous pouvez transformer l’usage de votre voiture électrique en un atout professionnel et économique.

Alors, prêt à franchir le pas vers une mobilité plus durable ?

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